Como estruturar de forma eficiente o seu departamento financeiro

Alguns empreendedores acreditam que estruturar um departamento financeiro é coisa de empresa grande. Muitas vezes, para essas pessoas, ficar diretamente ligado ao controle das finanças é um “osso” difícil de largar, já que a saúde do negócio é algo sensível e de primeira necessidade.

Cuidar bem das contas deve ser, com certeza, responsabilidade dos diretores de uma empresa. No entanto, delegar algumas atividades financeiras também tem seus benefícios, o segredo para que isso ocorra da melhor forma é uma boa estruturação.

Neste artigo, apresentamos os principais setores de um departamento financeiro, compartilhamos dicas para te ajudar a estruturar melhor a sua empresa e comentamos sobre a importância de utilizar um sistema gerencial. Acompanhe!

Afinal de contas, o que constitui um departamento financeiro?

É comum que um sócio assuma o cargo de Diretor Financeiro – ou também conhecido por CFO (Chief Financial Officer).
O gestor precisa, então, supervisionar diversas atividades, a fim de manter a saúde da organização.

Mas você sabe quais são as atividades que uma empresa deve ter para controlar as finanças com eficácia?

Uma boa maneira de conhecer melhor a estrutura de um departamento financeiro é entender as três principais áreas que compõem o setor: tesouraria, controladoria e fiscal.

Tesouraria

A área cuida diretamente do caixa da empresa, isto é, acompanha questões como crédito, contas a pagar, contas a receber e o fluxo de caixa da companhia.

Uma de suas principais atividades é a gestão de contas, iniciativa que controla os vencimentos de compromissos com fornecedores e colaboradores e, assim, favorece pagamentos em dia.

O setor também controla as entradas, gerindo os pagamentos a receber e realizando cobranças para evitar inadimplência.

Basicamente, tudo o que diz respeito ao controle do dinheiro que passa pela organização é responsabilidade do setor, em uma camada mais operacional.

Controladoria

Agora, estamos falando sobre uma parte mais estratégica da gestão financeira de um negócio.

A controladoria é responsável pela organização das necessidades financeiras, o que representa a contabilidade, o planejamento, o controle de orçamento, os custos da organização e a mensuração de seu patrimônio.

No departamento, a contabilidade cuida dos ativos (mercadorias, patrimônio e títulos) e passivos (obrigações, como custos e despesas) da empresa, bem como realiza o cálculo do Patrimônio Líquido, que mostra, em números, o quanto a empresa ganhou ou perdeu em um determinado período.

Essa e outras informações ajudam a entender desafios e oportunidades do cenário e, assim, a planejar melhor ações que envolvem recursos da empresa. Afinal, se ao analisar os resultados você percebe que as contas estão no vermelho, talvez seja hora de cortar gastos, não é? No entanto, se as finanças estiverem no azul, pode ser um bom momento de reinvestir.

Fiscal

Como o próprio nome indica, o setor cuida das obrigações da empresa com o fisco, os órgãos públicos, garantindo a conformidade com a legislação.

Suas atribuições envolvem a emissão de notas fiscais e o cálculo das tributações em cima das atividades do negócio, de seus produtos ou serviços.

O setor pode, ainda, encontrar benefícios e deduções na lei que favorecem às finanças da empresa.

Além dessas atribuições, o departamento financeiro pode colaborar com a gestão de outras maneiras. A gestão de riscos com um time eficiente, por exemplo, pode avaliar questões além do operacional, como tendências, crédito, câmbio e outras variáveis econômicas que impactam diretamente a saúde financeira da organização.

Como começar a estruturar seu departamento financeiro?

Se sua empresa ainda não tem um departamento financeiro, começar este processo exige alguns passos básicos.

Antes de tudo, você precisa conhecer bem os processos atuais da empresa. Esboce um mapeamento das atividades na área, entenda por onde e por quem passa cada informação.

Assim, fica mais fácil saber qual funcionário está mais qualificado para atuar em um determinado setor do novo departamento, por exemplo, ou mesmo se você precisa contratar mais um colaborador.

Um detalhe importante: cuide de seus documentos! Para o setor financeiro, é meio que inevitável lidar com a “papelada”. Entre boletos, notas fiscais e comprovantes, é necessário que tudo seja controlado rigorosamente.

Isso é essencial para a contabilidade e a área fiscal, pois, é preciso emitir relatórios periódicos e apresentar resultados à Receita Federal e a outros órgãos de fiscalização, caso necessário.

Como você já deve saber, as contas precisam bater e, portanto, todo cuidado é válido.

Separe as contas pessoais das profissionais

Esse é um erro comumente cometido pelos gestores. As finanças de seu negócio nunca podem ser misturadas com as contas pessoais.

Ao retirar o dinheiro para pagar alguma conta pessoal, as despesas do seu negócio provavelmente ficarão sem fundo para serem quitadas, mas mais do que isso, você dificilmente irá emitir relatórios consistentes.

Além disso, não se esqueça do seu pró-labore. Ele é a quantia que deve ser destinada ao seu salário todos os meses. Afinal, você também precisa de um retorno para o trabalho exercido.

Preciso de um software de gestão financeira? 

Ter um software integrado e inteligente de gestão é uma excelente medida para ter um departamento financeiro eficaz.

A solução é capaz de reunir dados de fluxo de caixa, compras, e pagamentos, entre outros recursos e, assim, otimiza o trabalho do departamento, facilitando a operação dos demais setores, que podem fazer muito mais com menos trabalho.

Entendeu a relevância que tem um departamento financeiro para o controle das contas e a estratégia de uma empresa? Entendemos que acompanhar o dinheiro é importante para o gestor, mas é preciso compreender que a concentração de atividades pode limitar o crescimento e que delegar atividades, em especial com a utilização de uma plataforma de gestão integrada, oferece muitos benefícios.

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