O que considerar ao escolher um software de gestão

Primeiro, vale destacar que, os sistemas ganham importância ao processar os dados das entradas da empresa para gerar informações úteis para o gerenciamento de suas operações.

De fato, como você gerencia as operações da sua empresa depende das informações que você possui.

Os sistemas podem oferecer informações mais completas e recentes, permitindo que você opere sua empresa com mais eficiência.

Você pode usar software de gestão, por exemplo, para reduzir custos, impulsionar as vendas e para melhorar o atendimento ao cliente.

Além disso, os relatórios gerenciais podem ajudá-lo a tomar melhores decisões, fornecendo todas as informações de que você precisa e medindo os resultados de suas ações ou iniciativas estratégicas.

Finalmente, um bom sistema ERP oferece suporte completo à sua operação, permitindo a otimização dos fluxos de trabalho, automatizando tarefas manuais, dentre outras coisas.

Agora que você já conhece algumas das vantagens do uso de um sistema, confira as dicas de como escolher a solução certa para o seu negócio.

Recursos essenciais de um sistemas ERP.

As soluções de software ajudam no gerenciamento de suas contas e operações, permitindo que seu negócio prospere. 

Assim, quando os sistemas, como soluções ERP, têm o máximo de recursos e benefícios, eles trazem melhorias para todos os processos e funções de negócios. 

Por isso, é importante que você identifique recursos essenciais da operação como um todo, por exemplo:

1. A Gestão do estoque

O estoque é uma área crucial para qualquer empresa do varejo. Portanto um sistema ideal para um negócio deve contar com um módulo específico para sua gestão.

Com um bom controle de estoque, você pode, por exemplo, identificar os produtos que possuem maior e menor giro, calcular o custo adequadamente, entender quais itens possuem melhor margem de contribuição e assim por diante.

Com base nessas informações, você tem condições de planejar melhor suas compras, definir políticas de descontos e implementar estratégias para melhorar suas vendas, por exemplo, dando destaque aos seus produtos que possuem mais saída.

Além disso, uma gestão eficaz de estoque garante que você não venha a ter problemas como a falta ou excesso de produtos.

A indisponibilidade de um produtos

Pode frustrar seus clientes e fazer com que ele procure a concorrência. Portanto, além de perder uma venda, você pode perder também um cliente fiel.

Já o excesso de determinado produto :

Além de ocupar seu espaço físico que poderia ser utilizado para outros itens, representa um recurso represado. Ou seja, o dinheiro que você utiliza para comprar produtos além do necessário poderia ser utilizado para pagar suas contas ou ainda poderia ser aplicado em investimentos.
E claro, que alguns itens também necessitam de um controle de lote, devido sua perecidade.

Ao analisar esses diferentes pontos, fica evidente que gerir o estoque de maneira eficaz é essencial para o bom andamento das operações de uma empresa. Portanto, é fundamental contar com um sistema que ofereça recursos avançados de gestão.

2. Integração entre diferentes áreas

Um gestão eficaz vai além do estoque. Você também precisa ter controle sobre suas vendas, compras e, principalmente, de suas finanças.

Portanto, a utilização de um sistema que contemple todas essas áreas é fortemente recomendável. Mais do que isso, é fundamental que todas elas estejam integradas.

Isso porque, tal integração otimiza uma série de processos, por meio de automatizações e garante que você tenha acesso a informações mais confiáveis com menos trabalho.

Um sistema integrado permite, por exemplo, que ao registrar uma nova compra de estoque, você tenha essa informação tanto no seu módulo de estoque, quanto na sua aplicação de fornecedores a pagar.

Ao realizar um pagamento: você tem o registro da baixa do saldo da sua conta bancária e também da sua dívida.

Ou seja, essa integração permite que você tenha acesso a informações mais atualizadas e também automatiza uma série de tarefas manuais.

Assim, você pode visualizar  todas as informações da sua empresa diretamente no sistema, sem necessidade de atualizar uma série de planilhas ou realizar uma série de tarefas manuais repetitivas.

3. Relatórios gerenciais

Um bom sistema deve oferecer relatórios gerenciais e gráficos que permitam que você acompanhe a operação de sua empresa de forma rápida e eficaz.

Assim, você pode, por exemplo, acompanhar a evolução das suas receitas e despesas ao longo do ano, identificar picos de vendas, verificar o desempenho de cada vendedor, dentre outras coisas.

Tudo isso, ajuda você a tomar decisões embasadas em dados e também permite acompanhar  o efeito de determinadas ações em sua operação.

Por exemplo:

Se você incorpora um novo meio de pagamento em determinado mês, você pode identificar qual o impacto que isso teve em suas vendas nos meses subsequentes.

Os relatórios gerenciais também ajudam você a acompanhar o seu orçamento, identificar variações não esperadas e que merecem ser investigadas dentre outras diversas possibilidades.

4. Interface de usuário

A interface de usuário é uma consideração importante a ser feita no momento da escolha de um sistema de gestão. 

Se você não consegue navegar no sistema com todos os recursos essenciais e extras adicionais, ele se torna ineficiente.

Em suma, é fundamental que você utilize um sistema que, ao mesmo tempo, ofereça recursos essenciais de gestão, suporte completo à sua atividade e que seja fácil de utilizar. Afinal, não adianta oferecer diversas funcionalidades se sua equipe não conseguir fazer uso delas de maneira eficiente.

Ao procurar a melhor interface de usuário de ERP, determine sua configuração, capacidade de resposta e intuitividade além de segurança. Uma interface de usuário também deve ter um design mínimo para evitar a superlotação da tela e erros durante a execução de tarefas.

5. Integração com plataformas de e-commerce

A pandemia mudou o comportamento do consumidor em grandes e pequenas maneiras – e os varejistas estão respondendo na mesma moeda.

Hoje, empresas de todos os tamanhos e segmentos reforçaram sua presença online e, em sua maioria, estão oferecendo algum canal de venda online.

Portanto, se seu negócio ainda não tem um e-commerce, é melhor você começar a planejar para isso, caso contrário, você poderá ficar para traz da sua concorrência.

Portanto, se você está buscando um sistema de gestão, ele deve estar preparado para essa nova realidade do varejo e deve oferecer integração com plataformas de e-commerce e marketplace.

Assim, você consegue gerir tanto as operações de sua loja física quanto da digital de forma consolidada em uma única plataforma.

6. Recursos de escalabilidade, velocidade e segurança

As necessidades de um negócio aumentam à medida que ele se expande e aumenta suas operações. 

Se você está em busca de um software ERP, provavelmente você procura formas de melhorar sua operação e, consequentemente, vislumbra a expandir seu negócio.

Portanto, o sistema escolhido precisa ter a capacidade de se adaptar e ter um bom desempenho com esse crescimento. 

Além disso, o sistema deve ser amigável e ágil para garantir que os clientes e funcionários encontrem os dados de que precisam com rapidez e em tempo real.

Escalabilidade e velocidade não são suficientes se não houver recursos de segurança adequados. Agora que passou a vigorar a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil, é importante que sua empresa também tenha foco na proteção dos seus dados empresariais e também nos dados pessoais de seus clientes.

Nesse sentido, vale destacar os sistemas de gestão baseados em nuvem, uma vez que, em sua maioria, eles possuem capacidade de expandir os recursos à medida que sua empresa cresce, e também oferecem proteção de dados avançadas, sem a necessidade de você efetuar investimentos específicos relacionados a essa questão.

7. Integração com a frente de caixa

Empresas do varejo, registram um grande número de transações, principalmente vendas, na frente de caixa.

Portanto, faz todo o sentido que seu sistema de gestão esteja integrado ao sistema de PDV (Ponto de Venda). 

Tradicionalmente, essas duas soluções eram usadas como soluções independentes. No entanto, existem pouquíssimas empresas onde essa integração é nativa, pois partem do mesmo desenvolvedor.

A utilização de um sistema integrado ao PDV é uma grande vantagem, e dentre elas:

• Integridade de dados – os dados registrados na frente de caixa são automaticamente passados para o sistema de gestão, reduzindo os trabalhos manuais e, consequentemente, as chances de erro. 
  
  
• Redução de risco – Ao integrar seu sistema de gestão ao PDV, você pode garantir que seus dados estejam protegidos, reduzindo assim quaisquer chances de incompatibilidade de dados nos dois sistemas, bem como reduzindo as possibilidades de atividades fraudulentas.
  
  
• Previsibilidade – a integração de seu sistema de gestão ao PDV permitirá que você obtenha uma visibilidade geral de seu negócio, já que poderá determinar os níveis de vendas, estoque e receita em tempo real. Com essas informações, você pode prever com precisão o seu estoque e a necessidade de realizar a reposição de produtos em caráter de urgência, por exemplo.

8. Custo de implementação de ERP

O custo de um sistema, sem dúvidas, é um fator importante na hora de escolher um sistema de gestão.

Apesar de um sistema oferecer recursos preciosos, ele precisa estar dentro de seu orçamento.

Nesse sentido, mais uma vez, vale destacar as opções baseadas em nuvem, uma vez que elas oferecem uma série de vantagens em termos de custos.

Por exemplo, ao utilizar sistemas em nuvem, você não precisa prover uma infraestrutura de TI adequada para suportar a solução. Basta contar com uma conexão com a internet, uma vez que todos os recursos são acessados online.

Ao optar por um sistema baseado em nuvem, você também não precisa adquirir licenças de uso.

Outra grande vantagem dos sistemas em nuvem é que eles funcionam como assinatura. Isso significa que você não precisa realizar grandes investimentos iniciais. 

Você assina um plano, geralmente mensal, que cabe dentro do seu orçamento e não compromete o seu fluxo de caixa, permite evoluir conforme as demandas do seu negócio.

Finalmente

Com um sistema em nuvem você tem a certeza que sempre estará utilizando a versão mais atualizada, sem a necessidade de pagar a mais por isso.

Agora que você já conhece as dicas para escolher um bom sistema para papelarias, apresentamos o Pluggar ERP, uma solução que atende a todos os pontos destacados anteriormente.

O Pluggar ERP é um sistema em nuvem completo.

Nele você encontra tudo o que precisa para uma gestão eficaz. Isto inclui, módulos integrados como: gestão de estoque, gestão financeira, gestão de compras, um sistema de PDV nativo ao seu sistema de gestão e muito mais.

O Pluggar ERP também possui integração de plataformas de e-commerce e marketplaces . Ficou interessado?

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