Os sistemas integrados de gestão, ou sistemas ERP – Enterprise Resource Planning, representam a evolução dos sistemas de informação nas empresas. Na década de 70 com o início do uso de tecnologia na gestão de uma empresa era muito comum cada departamento ter sua ferramenta ou controle.

O que difere o conceito de ERP dos demais sistemas departamentais é porque este integra todas as atividades e todos os processos de negócio de uma empresa em um único sistema, provendo informações de forma simplificada e em tempo real para todas as áreas funcionais da empresa.

É fácil compreendermos o papel do sistema ERP nas empresas.

Quando observamos a forte interligação existente entre suas diferentes áreas funcionais. Quando, por exemplo, um representante comercial fecha uma venda, são “disparadas” diversas informações entre as áreas da empresa, desde equipe financeira, estoque, técnica, atendimento e boas-vindas ao cliente, departamento contábil até o fechamento da comissão do vendedor. Esses fluxos de informação, que envolvem diferentes áreas funcionais, serão mais ágeis e confiáveis se forem realizadas pelo mesmo sistema, em um único banco de dados no qual todas as informações estejam armazenadas e de fácil acesso garantindo maior controle financeiro, processos e contribuindo para a estratégia e tomadas de decisões assertivas pela empresa.

A integração e a centralização de dados proporcionadas pelo sistema ERP são importantes porque aumentam a consistência das informações entre as áreas, eliminam os problemas de comunicação e operações departamentais, elimina as inconsistências de integrações entre sistemas diferentes e agilizam o fornecimento de informações para toda a empresa.

Outro importante benefício dos sistemas ERP é a padronização de processos. Na medida em que o próprio sistema estabelece e controla os fluxos de informação e as ações dos usuários, os processos organizacionais são padronizados e gerenciados com mais eficiência. Esse formato é mais evidente em grandes empresas, nas quais os processos internos são detalhadamente descritos e os usuários dispõem de permissões distintas de acordo com seu nível funcional. A padronização de processos e o controle sobre as ações dos usuários dificilmente são alcançados sem a utilização de um sistema integrado.

No entanto, não só as grandes empresas, mas cada vez mais empresas de pequeno e médio porte estão entendo a necessidade de um controle mais preciso de suas informações. Cadastros de clientes, controle de estoque, fluxo financeiro, emissão de boletos e de notas e gestão dos serviços prestados são diferenciais num mercado onde cada vez mais está competitivo. Conhecer a fundo detalhes da operação e interpretação dos dados pode ser o diferencial para sair na frente da concorrência. 
Outro fator importante no uso de sistemas de ERP é a compatibilidade dele com plataformas fiscais, contábeis e de pagamentos que estão totalmente modeladas para dados eletrônicos. Desde a emissão de notas fiscais, assim como integrações com plataformas financeiras na emissão de boletos e cartões de créditos. 

Os tempos são outros, a tecnologia já não é novidade, dados são o novo petróleo, tempo é precioso e otimizar processos são fundamentais para a sustentabilidade de sua empresa na nova era da economia 4.0. Adapte-se ou apenas assista.

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